一般事務の志望動機・例文6選！事務職で内定を勝ち取るためのコツを伝授

2024年4月2日

就職や転職において志望動機は、採用選考の中でも結果を大きく左右する重要な項目の1つです。採用担当が納得できるような志望動機を作成しなければ、内定を勝ち取ることはできないでしょう。

採用担当が応募書類に目を通す時間は1人あたり平均1分と言われているため、応募書類の志望動機にどれだけ熱意を感じられるか、好印象を持ってもらえるかが鍵となります。

この記事では、事務職を志望する方々に向けて例文付きで志望動機の解説をしていきます。また、そもそも志望動機を作成する上で、事務職の仕事内容についてある程度の理解がないと質の高い志望動機が作成できないため、理解を深めて良い志望動機が作成できるようにご紹介していきます。

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一般事務職の志望動機に説得力を持たせるためには？

新卒入社であれば研修を通じて徐々に成長できれば問題ないですが、転職というかたちで中途入社する場合、会社は即戦力になる人材を求めています。

そのため、採用担当は、その会社への興味はもちろん、「今までどのような実績を積み上げ、その会社にどのように貢献できるのか」「今までの仕事でどのようなスキルを身につけ、どのようにそれを活かすのか」「何を目標に仕事に就くのか」という点を注意深く見ています。

よって、これらを志望動機として伝えることが必要です。

ポイントとしてはどの視点においても具体性を持たせるということで、そのためには、職種内容の理解は必要不可欠といえます。事務職といっても「一般事務」「営業事務」「経理事務」「医療事務」など、仕事内容によって求められるスキルは違います。

しっかりと仕事内容を理解した志望動機にしないと、採用担当からすると「意欲が足りない」「入っても続かなそう」とマイナスなイメージを持たれてしまうかもしれません。

本当にその仕事に就きたいという覚悟を伝えるという意味でも、応募企業が募集する事務職の仕事内容を理解することをおすすめします。

一般事務職で求められる能力

事務職は書類の作成や修正、書類のスキャンやファイリング、パソコンを使用したデータ入力やデータ編集、電話応対や受付応対などのデスクワークを中心に行う職種です。

事務職といっても幅広く存在し、「営業部」や「経理部」などの会社組織の部署単位ごとに設けている場合もあれば、部署として設けているケースもあり、会社全体をサポートしているイメージが強いでしょう。

事務職と聞くと「定時で帰れて楽」「ただデスクに座って作業していれば良い」「誰でもできる」など、簡単で楽なイメージを持っている方も多くいると思いますが、決してそんなことはありません。

たしかに、専門的な知識やスキルを必要とするケースは多くないかもしれませんが、データ入力などPCを使用する機会も多く、ある程度のPCスキルや、電話応対などでの正しいビジネスマナー、コミュニケーション能力が求められます。

また、正確かつスピーディな作業能力やスケジュール管理などの管理能力も必須ですし、何よりも営業事務や経理事務、法務事務などある程度の専門知識を把握したうえで臨機応変な対応を必要とするケースも多いため、一概に楽というイメージを持つのは間違いと言えるでしょう。

事務職への就職や転職を検討している事務職の経験者・未経験者の方は、事務職の仕事内容や求められるスキルを活かし、志望動機などを考える必要があります。

ここでは事務職の中でいくつかピックアップして、仕事内容や特徴について見ていきます。

一般事務

一般事務は事務職の中でも最も基本的な役割を担っており、「事務職」と聞いた時にイメージしやすい種類といえます。主な仕事内容としては書類の作成やデータ入力、電話応対など多岐に渡り、特別な資格などを必要としないケースが多いため、比較的未経験でも入りやすい職種といえるでしょう。

求められる能力としてはWordやExcelなどの基本的なPCスキルや電話応対するために必要なビジネスマナー、コミュニケーション能力が最低限必要なので、それらを実績を交えてアピールすると良いでしょう。

また、主に社内の人のサポートをする機会が多いので、仕事を依頼しやすい穏やかな印象や、スピード感を持って対応してくれそうな頼もしいエピソードを志望動機に取り入れても良いと思います。

営業事務

営業アシスタントとも呼ばれ、主に営業に必要な見積書や契約書の作成、提案資料の作成・修正、営業担当のスケジュール管理、顧客管理、電話応対などを行います。事務職は一人で静かに仕事をするイメージが強いですが、営業事務は営業担当と一丸となってチームで仕事をする機会が多い職種です。

そのため、協調性を持ってコミュニケーションを取れる能力や、資料作成に必要なPowerPointなどのPCスキルがあると高評価を得られるでしょう。

ステップアップの選択肢として、将来的に営業として活躍できるケースも考えられるため、売上などの数字に強く、臨機応変な対応を得意としていることをアピールできると良いと思います。

経理事務

事務職を志望する方の中には、数字を扱うのが得意な方も多いのではないでしょうか。そんな方には経理事務がおすすめです。経理事務の仕事内容は、伝票の管理や整理、売掛金や買掛金などの会社の財産管理や決算書などの書類作成など、会社のお金に関わることがメインです。

経理事務は、社外の人と接触する機会が少なく、長時間のデスクワークになりがちなので、1日中座って作業できる方にはおすすめです。また、会社の財産に関わる機会が多く、正確差が求められます。日頃からきめ細やかな視点でコツコツ作業できる能力や細かい点に気が付ける慎重さをアピールしましょう。

医療事務

医療事務は病院やクリニックなどの医療施設で事務を行う人です。主な仕事内容として病院窓口の受付や電話応対、保険診療などのレセプト業務、患者さんの対応などがあります。

求められる能力として、医師や看護師、患者さんの橋渡し役を担うケースが多いため、誰に対しても気兼ねなく接するコミュニケーション能力や最低限の医療知識、健康保険などの保険の知識が必要です。

日々医療制度などは変化していくものなので、資格などを取得し常に情報をアップデートできる意欲や、数字が得意な点をアピールしてプラスの印象を持ってもらえるようにしましょう。

一般事務職の志望動機でアピールすべきスキル

データ入力や書類作成に基本的なPCスキルが求められるので、MicrosoftOfficeのWord、Excel、PowerPointの基本操作は必須といえます。

また、作業を正確かつスピーディに行い、些細なひと手間の気配りができる能力や、指示待ち人間にならずに自分から業務改善案などを提案できる思考力と意欲があると尚良いでしょう。

以上を踏まえたうえで、未経験の場合でも次の経験や資格をアピールしましょう。

経験

PCスキル系

月次報告書作成、日報作成
業務マニュアルの作成、修正
見積書、契約書、提案資料などの書類作成

コミュニケーション系

販売、接客経験
営業経験
電話応対、受付応対

管理系

Excelの関数を使用したグラフや表の作成
売上入力、売上管理
スケジュール管理、シフト管理
備品や商品の在庫管理

資格

MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）などのパソコン資格
ITパスポート
基本情報技術者
秘書検定
給与検定
日商簿記など
英検、TOEIC
社会保険労務士
医療事務関連

一般事務の志望動機で差が付くポイントは？

今までの経験やスキルをアピールすることは大事ですが、それだけでは周囲と差を付けるのは難しいでしょう。ここからは、志望動機で周囲と差を付けるポイントについてご紹介します。

目標や就きたいと考えた経緯

経験者

採用担当からすると、過去に事務職を経験した方については、「なぜ前職を辞めたのか」「なぜうちの会社の事務なのか」という疑問があるはずなので、それを解消させる必要があります。

この場合、例えば「前職ではデータ入力や電話応対といった補助的な業務がメインでしたが、決算業務や経営戦略などの経理資料の作成に携わりたい」「直接お客様対応がしたい」など、仕事における目標ややりたい業務を伝え、その考えに至った経緯などを伝えるように心がけましょう。

未経験者

「前職を通じて事務職の重要性を実感した」「事務的な業務に触れる機会があり、適性を感じた」など、事務を目指そうと思ったきっかけが必要です。実際にあったこと、思ったことをエピソードを交えて伝えることで内容に真実味が増し、納得感がでます。

また、未経験者の場合であっても中途採用は即戦力を求めているケースが多いです。会社は学校ではないので「学ぶ」という姿勢ではなく、「即戦力として活躍する」という姿勢でいることが重要といえます。ただ、根拠がないと納得感は得られないので、過去の実績などのエピソードを伝えて活躍するイメージを持ってもらいましょう。

応募企業だからこそ入社したい理由

志望動機を考えるうえで職種に対する動機も重要ですが、「なぜうちなのか」という企業に対する志望動機も重要です。今はインターネットを使えばホームページなどでいくらでも企業の情報を知れるので、応募企業の企業理念、事業内容、サービス概要、社長や社員のプロフィールなどの情報を頭に叩き込み、応募企業だからこそ入社したい理由を考えましょう。

できれば自分の今までの人生の価値観や仕事に対する考え方などと応募企業の価値観がリンクするようなエピソードがあると採用担当を納得させる志望動機になるのではないでしょうか。

入社後に発揮したい能力

求人情報の「仕事内容」や「求める人物像」などから入社後に自分が活かせる能力を見つけ出しましょう。例えば「チームワークを大事にする方」という記載があったのであれば、志望動機に「協力することを意識し、これまでの医療事務経験を活かしてチームワークを持って貴社に貢献したい」などとまとめることで、求める人物像に近付き、戦力としてもアピールできます。

第三者からの評価を盛り込む

事務職は、「売上目標に対して○％達成」など営業のように具体的な数字実績を記載しづらいので、今までの実績アピールが難しいです。しかし、生産性向上や業務効率向上といったコスト削減についてはアピールしやすいはずです。「経理システムの導入に携わり、業務効率を半分にカットした」「RPAやExcel VBAマクロを組み、自動化を図ったことにより日々〇時間の作業短縮に成功した」など、過去の実績があれば記載しましょう。

また、「営業資料が見やすく商談成功率が○％上がった」と上司から褒められた。「ミスがなく正確な書類作成が評価され、次のステップであるチェック業務を任されるようになった」など、第三者の評価を盛り込むことで納得感が増します。先輩や上司に言われたことやお客様に感謝をいただけたエピソードなどを思い出してみましょう。

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一般事務職の志望動機における注意点

「営業の仕事が向いてないから」「接客が苦手だから」「前の会社の風土が合わないから」など、転職の理由が前職の会社や仕事に対する不満だからといって、それをそのまま伝えるのは良い印象を持たれることがないので避けましょう。

「足腰が悪く座って仕事をしたい」「売上ノルマがないから」「自分のペースでコツコツ業務を進められるから」など、「楽だから」といった意味に捉えられかねない内容も「事務職を舐めてるのか？」と思われてしまうためおすすめできません。

また、営業職などは完全歩合制などの会社もあり、給与が不安定で事務職への転職を検討している方もいるかもしれませんが、「給与が安定する」「残業が少ない」「土日祝休みが良い」など、給与やその他の待遇面を志望動機とすることも前向きには捉えられないので伝えないようにしましょう。

一般事務職の志望動機・例文

事務職は業界問わずどの会社でも必要なポジションです。そのため、志望動機についてはどの会社でも使い回せるようなものではなく、「なぜその会社なのか」という点に着目して考えましょう。同じ事務職でも、会社ごとに役割や仕事内容に違いがあるはずなので、求人情報や会社ホームページをよく確認し、その会社ならではの志望動機を作りましょう。

ここからは、これまでの内容を踏まえたうえで事務職に就職・転職を検討する場合の志望動機の例文をご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

一般事務職の志望動機【転職編1】

下記は、前職は別職種で前職のスキルを事務職に活かす際の志望動機の例文です。

私は、前職で約3年間電話によるカスタマーサポート業務に従事してまいりました。

①お客様のお問合せやクレームに対し、電話によるサポート対応を行うことで、ヒアリング力とコミュニケーション能力を身につけました。

②ご納得いただいたうえでサービスを継続利用していただくことで、多くの感謝のお言葉をいただくことができました。電話越しの声のトーンや抑揚からそのお客様の人物像・感情などを読み解き、瞬時にお客様が置かれている状況を把握し、お客様を理解することで本音を引き出せるようにヒアリングしました。また、ヒアリングの中で会話を意識して潜在ニーズを引き出し、こちらから解決策や改善案を提示しするように意識しました。

前職の電話対応によって身につけたスキルを活かせる仕事がしたいと思い、貴社の事務職を志望いたしました。

貴社は不動産会社で、電話による問合せ対応が大変多いと聞いています。お客様や取引先様のご要望をヒアリングし、顧客満足度を高められるように日々向上心を持って業務に取り組みたいと考えています。

①お客様のお問合せやクレームに対し〜身につけました。

前職で培ったスキルの中で、応募企業で活かせるスキルを書きます。

②ご納得いただいたうえで〜意識しました。

前職の業務で身につけたスキルを具体的に伝えることで、自分が会社で活躍しているイメージを持ってもらいやすくなります。

一般事務職の志望動機【転職編2】

次は、事務職から事務職へ転職する場合の志望動機の例文です。応募企業で活かせるスキルに焦点を当てましょう。

①私が貴社の事務職を志望する理由は2点です。

1点目は、前職の事務で得たスキルを存分に活かせることです。

前職では事務としてWord,Excelを使用したデータ入力や資料の作成を行ってきました。スピーディかつ正確な対応を心がけていましたが、全体的な業務効率を上げるために、Excelの関数を使用し、コピペなどの作業工数の削減、VBAを使用し業務の自動化を図り、1ヶ月あたり約30万円のコスト削減に成功いたしました。

2点目は、大学時代に取得した日商簿記の資格を活かせることです。

②買掛金の支払いや売掛金の回収、帳簿の記録や伝票の管理など、貴社の財務管理に役立てることができると考えています。これらのスキルを活かし、貴社で即戦力として活躍したいと思います。

①私が貴社の事務職を志望する理由は2点です。

まず最初に志望動機が2つあることを結論付け、その後に具体的な理由の説明につなげていきます。箇条書きにすることで簡潔にまとめられ、伝わりやすい文章になります。

②買掛金の支払いや〜役立てることができると考えています。

過去に身につけたスキルで、応募企業に役立てられるスキルを具体的に示しましょう。

一般事務職の志望動機【転職編3】

次は、未経験で事務職に転職する場合の志望動機の例文です。今までの仕事で培ってきたスキルを活かせるようにアピールしましょう。

前職ではリラクゼーション施設に向けたWEB広告のコンサルティング営業に従事していましたが、売上アップという課題解決に向けてヒアリングを行い、新たな施策をご提案していく中で、問題の本質を聞き出すためのコミュニケーションや人と誠実に向き合う大切さに気づきました。課題解決するために、PCを使用してお店の売上や顧客層の推移などのデータ分析を行なったり、QRコード付きの予約カードを作成することにより、Excelや PowerPointを使用する機会が多かったためPCスキルを身につけることができたので、PCスキルにも自信を持っており、現在はMOSの資格を取るために勉強も行っています。事務職は未経験ではありますが、①今まで培ったコミュニケーション力やPCスキルは電話や受付応対、社内情報の伝達に役立てられるのではないかと考え、貴社の事務職を志望いたしました。

①今まで培った〜役立てられる

事務職としての経験がなく、未経験での転職だったとしても、事務職で活かせる前職で得たスキルを具体的に伝えることで、即戦力として活躍できるイメージを持ってもらえるようにしましょう。

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一般事務職の志望動機【新卒編1】

次の志望動機は、新卒で事務職を志望する場合の志望動機の例文で、まずは結論を述べ、その後に理由を伝えることで簡潔にわかりやすい文章になります。

①私が貴社の事務職を志望する理由は、事務職を通じて仕事で自分と関わる方々を縁の下で支え、組織になくてはならない存在になりたいと思ったからです。

私は大学時代に演劇サークルに所属し、舞台会場や役者のスケジュール管理、衣装や備品の管理、演劇に係る費用の管理などを経験してまいりました。その中で、サークルメンバーが円滑に演劇を楽しめるように一つ一つの事柄を丁寧にこなし、お客様が舞台を楽しみにしてくださる姿を見てやりがいを感じると共に、②舞台スケジュールの管理から舞台演出まで一貫して任せてもらえるほどの対応力を身につけました。

③このような経験から、営業担当のスケジュール管理、顧客管理、電話応対など、同じ会社で働く方々やクライアント様をサポートできる事務職に興味を持ちました。

サークル活動を通じて得た対応力を武器に、初めての仕事ながら貴社の利益に貢献できるように精進したいと思っています。

①私が貴社の事務職を志望する理由は〜思ったからです。

最初に結論を提示することで、その後の理由について気になり、採用担当の興味を引けます。結論〜理由〜例〜結論を意識してわかりやすくまとめましょう。

②舞台スケジュールの管理〜身につけました。

社会人経験がない場合、アルバイトやサークル活動、ボランティア活動などを通じて成長し、身につけた能力をアピールすることで、入社後に活躍するイメージを持ってもらいましょう。

③このような経験から〜事務職に興味を持ちました。

結論の根拠を述べています。社会人経験がなくても仕事のイメージを膨らませ、自分に向いているのか。そもそも興味があるのか。過去の経験にリンクさせるかたちで志望動機を考えましょう。

一般事務職の志望動機【新卒編2】

事務職は仕事の丁寧さや正確さが求められるケースが多く、それに加えてコミュニケーション能力や協調性も必要とします。それらを志望動機としてアピールすると有効でしょう。

私は、①根気を持ってコツコツと作業を行うことが好きで、普段から「丁寧・正確・スピーディ」を意識して物事に取り組んでいます。事務職にはそのような性質があると感じ、貴社の事務職を志望いたしました。②サークル活動の一環としてWordやExcelなどを使用する機会があり、文書作成やグラフを使った表作成を経験したので、PC操作には自信があります。大学生のうちに③MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）、FP2級を取得し、日商簿記2級の試験にも合格しました。資格勉強を通じ、④日々コツコツ積み重ねる重要性や、目標達成に向けて継続的に根気強く取り組むための集中力、忍耐力を身につけました。また、アルバイトで接客業に従事しており、サービスリーダーとしてお客様に対する接客だけでなく、後輩の指導にも携わり、⑤協調性やコミュニケーション力を磨くことができました。学生時代に培ったスキルを活かし、貴社の社員の方々をサポートできる存在になりたいです。

①根気を持ってコツコツ〜貴社の事務職を志望いたしました。

新卒の場合、社会人経験がないので今までの学生生活やアルバイト経験で身につけたスキルや経験を活かせることをアピールすることになると思います。自分の性格を自己分析し、事務職に向いている点や有利になるような理由を見つけましょう。

②サークル活動の一環として〜PC操作には自信があります。

応募企業の仕事に活かせるスキルを具体的なエピソードを交えて伝えることでわかりやすく伝えられます。

③MOS〜合格しました。

自ら努力し資格取得をしたという実績は、良い評価につながります。

④日々コツコツ積み重ねる重要性や〜集中力、忍耐力を身につけました。 / ⑤協調性やコミュニケーション力を磨くことができました。

事務職にも④⑤で身につけた能力を活かせます。未経験だからといって何もないではなく、過去の出来事で事務職に活かせそうなスキルをエピソードを交えて伝えることを意識しましょう。

一般事務職の志望動機【新卒編3】

次は、自分が事務職という仕事に適性があることや学生生活とアルバイト経験で活かせるスキル、資格取得した実績をアピールし、志望動機として必要な内容を含んでいます。

私は、①自分と関わる人々を影ながら支えることに喜びを感じるため、事務職を志望いたしました。

大学時代よりテニスサークルのマネージャーとして「縁の下の力持ち」的な役割を担ってまいりましたので、貴社の営業担当の方々をサポートしたいと考えています。学生時代にフィットネスジムの事務スタッフを経験し、Word,Excelを使用した資料作成や一部接客対応を行い、PCスキルとコミュニケーション力を身につけました。また、②PCスキルを補うため、MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）の資格を取得しました。日々コツコツ勉強することにより、事務職に必要な集中力と忍耐力を身につけることができました。今まで培った私の強みを貴社に活かし、貴社の営業の方々をサポートし、貴社に貢献したいと考えています。